Kompetenzen und Kontrolle

3.6 Kompetenzordnung

Gemäss den im schweizerischen Aktienrecht erwähnten unentziehbaren und unübertragbaren Aufgaben, den Statuten sowie dem internen Organisationsreglement der Helvetia Gruppe verfügt der Verwaltungsrat über folgende wichtigste Kompetenzen:

• die Oberleitung der Gesellschaft,
• die Festlegung der Grundzüge der Organisation,
• die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle und der Finanzplanung,
• die Ernennung und Abberufung der Mitglieder der Gruppenleitung,
• die Oberaufsicht über die Führung der Geschäfte,
• die Erstellung des Geschäftsberichtes,
• die Vorbereitung der Generalversammlung und die Ausführung ihrer Beschlüsse sowie
• die Genehmigung von wichtigen Rechtsgeschäften.

Eine detaillierte Kompetenzverteilung zwischen dem Verwaltungsrat, seinen Ausschüssen sowie der Geschäftsleitung ist im Anhang I des Organisationsreglementes aufgeführt: «www.helvetia.com/ gruppe/governance».

3.7 Informations- und Kontrollinstrumente gegenüber der Geschäftsleitung

Der Verwaltungsrat wird auf mehreren Wegen über die Aktivitäten bei der Helvetia, den Geschäftsverlauf und die Entwicklungen im Markt auf dem Laufenden gehalten. So lässt er sich anlässlich seiner Sitzungen regelmässig informieren über

• Inhalt und Verlauf der Diskussionen sowie die getroffenen Beschlüsse und Anträge in den Ausschüssen, deren Protokolle ihm jeweils umgehend zugestellt werden,
• Geschäftsverlauf und Marktentwicklung durch den CEO und die einzelnen Länder- und Bereichsverantwortlichen sowie nach Bedarf zu den wichtigsten Projekten durch die dafür verantwortlichen Personen,
• Stand der Erreichung des Budgets, anderer Jahresziele sowie der mehrjährigen strategischen Planwerte,
• Ergebnisse und Erkenntnisse der Externen und Internen Revision aus ihren Überprüfungstätigkeiten, was speziell im Audit Committee besprochen und in dessen Protokollen festgehalten wird,
• die wichtigsten Risiken, deren Veränderungen und die bereits getroffenen sowie geplanten Risikosteuerungsmassnahmen (siehe dazu auch den Abschnitt Risikomanagement),
• die Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Vorschriften,
• wichtige Besonderheiten und Ereignisse, die die Interessen von Stakeholdern betreffen könnten, spontan bei Eintritt besonderer Ereignisse, sonst in einem ausführlichen Jahres- sowie einem gerafften Halbjahresbericht.

Die Mitglieder des Verwaltungsrates erhalten monatlich die wichtigsten Zahlen zum Geschäftsverlauf sowie periodisch Informationen zu aktuellen Themen der Unternehmensführung und -kontrolle sowie ausgewählte Analysen und Lageberichte zu Markttrends, Marktteilnehmern und besonderen Ereignissen. Die regelmässigen Berichte an den Verwaltungsrat und dessen Ausschüsse sind im Anhang II des Organisationsreglementes im Detail festgehalten: www.helvetia.com/gruppe/governance».

In den Sitzungen kann jedes Mitglied des Verwaltungsrates von den anderen Mitgliedern und von der Geschäftsleitung Auskunft über alle Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen. Ausserhalb der Sitzungen kann jedes Verwaltungsratsmitglied von der Geschäftsleitung Auskunft über den Geschäftsgang oder einzelne Geschäftsvorfälle und/oder Einsicht in Geschäftsdokumente erhalten.

Dem Verwaltungsrat steht zudem das Interne Revisorat als Prüfungs- und Kontrollinstrument zur Verfügung, welches die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Auflagen sowie interner Richtlinien und Weisungen mit systematischen und zielgerichteten, risikoorientierten Aufträgen überwacht.

Ebenfalls erhält er Berichte zu den allgemeinen Entwicklungen und spezifischen Aktivitäten bei der Helvetia in den Themenbereichen Corporate Governance, Risk Management und Compliance.